個人情報保護方針
2018年11月27日制定
2023年 9月26日改定
山野井商事株式会社
代表取締役 田邉 瀬戸
山野井商事株式会社は、事務機器販売、OA機器販売、システムネットワーク構築の事業者として取扱う個人情報の重要性をよく認識し、日本工業規格「個人情報保護に関する個人情報保護マネジメントシステムの要求事項」（JISQ15001）に準拠した当社の個人情報保護マネジメントシステム（PMS）定着への活動を日々推進しています。当社は個人情報の保護に関する法律を遵守し個人情報を取扱う事業者としてなすべきことについて次の方針を掲げます。
- 当社は、事務機器販売、OA機器販売、システムネットワーク構築に関する事業で取扱う個人情報、並びに雇用等で取り扱う個人情報において、取扱う個人情報の特定された利用目的の範囲の中で個人情報の適切な取得・利用を行い、利用目的の達成に必要な範囲を超えた個人情報の取扱い（目的外利用）を行わないこと及びそのための措置を講じます。また、従業員及び一般の人が、この方針を入手可能な措置を講じます。
- 当社は個人情報の取扱いに関する法令、国が定める指針及びその他の規範を遵守します。
- 当社は個人情報への不正アクセス、個人情報の漏洩、滅失又はき損の防止を行い、不適切な事項については是正を行うなどの内部規程を定め、個人情報を保護します。
- 当社は個人情報の取扱いに関する苦情及び相談対応への内部規程を定め、苦情及び相談に対応します。
- 当社は個人情報保護マネジメントシステム（PMS）の継続的改善を行います。
個人情報保護苦情・相談受付窓口 PMS室
〒302-0004 茨城県取手市取手2丁目1番17号501号室
TEL：0297-74-1426
Mail：pms@yamanoishoji.com
個人情報のお取扱いについて
１． 個人情報の利用目的
当社は個人情報を以下の利用目的で利用します。
（1）取引先より取得した個人情報
（1）取引先より取得した個人情報
- お客様との連絡、協力、交渉、契約の履行、履行請求
- お取引先との取次ぎ、媒介
- 商法にもとづく権利の行使、義務の履行
（2）従業者の個人情報
- 人事・給与、教育訓練、福利厚生、業務連絡
- 官公庁に提出する申請書、委任状に担当者・住所の記載
- 取引先に提出する書類（提案書、見積書、請求書、注文書）に担当者の記載
（3）採用応募者の個人情報
- 採用検討、面接、業務連絡
（4）お問い合せにより取得する個人情報
- お問い合せへの対応
（5）導入及び保守業務で預かる個人情報
- PC等の導入保守受託業務で預かる個人情報は受託業務の範囲内で利用します。
２． 保有個人データに関する事項
事業者名：山野井商事株式会社
個人情報保護管理者：PMS担当 連絡先は下記3の通り
全ての保有個人データの利用目的：
個人情報保護管理者：PMS担当 連絡先は下記3の通り
全ての保有個人データの利用目的：
前項1．の（1）～（4）の通り
保有個人データの取扱いに関する苦情の申出先：下記3の通り
開示等の求めに応じる手続き：＠
保有個人データ又は第三者提供記録の開示等（利用目的の通知、開示、訂正、追加、削除、利用の停止、消去、第三者への提供の停止、第三者提供記録の開示）をお求めの際は、下記3の個人情報保護苦情・相談受付窓口までご連絡ください。「個人情報の開示等に関する請求書」を送付させていただきます。請求書と本人確認書類をご送付いただきますが、ご連絡いただいた際にご案内いたします。
なお、開示等の求めに応じられない場合は、その旨の理由を明記して回答いたします。
＜第三者への提供＞
当社は、次の場合を除き、取得した個人情報を第三者に提供しません。
保有個人データの取扱いに関する苦情の申出先：下記3の通り
開示等の求めに応じる手続き：＠
保有個人データ又は第三者提供記録の開示等（利用目的の通知、開示、訂正、追加、削除、利用の停止、消去、第三者への提供の停止、第三者提供記録の開示）をお求めの際は、下記3の個人情報保護苦情・相談受付窓口までご連絡ください。「個人情報の開示等に関する請求書」を送付させていただきます。請求書と本人確認書類をご送付いただきますが、ご連絡いただいた際にご案内いたします。
なお、開示等の求めに応じられない場合は、その旨の理由を明記して回答いたします。
＜第三者への提供＞
当社は、次の場合を除き、取得した個人情報を第三者に提供しません。
- 事前にご本人の同意がある場合
- 法令に基づく場合
- 人の生命、身体又は財産の保護のために必要であって、ご本人の同意を取ることが困難な場合
- 公衆衛生の向上または児童の健全な育成の推進のために特に必要がある場合であって、ご本人の同意を得ることが困難な場合
- 国、地方公共団体またはその委託を受けたものが法令の定める事務を実施するうえで、協力する必要がある場合であって、ご本人の同意を得ることにより当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがある場合
保有個人データの安全管理のために講じている措置
組織的、人的、物理的、技術的の観点より安全管理措置を講じております。
(1) 個人情報保護の基本方針の策定
- 個人データの適正な確保のため、関係法令を遵守し、個人情報を適正に取り扱うことについて基本方針を策定しています。
(2) 個人データの取扱に関わる規律の整備
- 個人データの取得、利用、保存、提供、削除・廃棄等の段階ごとに取得方法、責任者・担当者及びその任務について、個人データの取扱規程を策定しています。
(3) 組織的安全管理措置
- 個人データの取扱に関する責任者を設置すると共に、個人データを取り扱う従業者及び当該従業者が取り扱う個人データの範囲を明確化し、法令や取扱規定に違反している事実又は兆候を把握した場合の責任者への報告連絡体制を整備しています。
- 個人データの取り扱い状況について、定期的に自己点検すると共に、他部署による監査を実施しています。
(4) 人的安全管理措置
- 個人データの取扱に関する留意事項について、従業者に定期的な研修を実施しています。
- 個人データの秘密保持に関する契約を従業者と締結しています。
(5) 物理的安全管理措置
- 個人データを取り扱う区域において、従業者の入退室管理及び持ち込む機器等の制限を行うとともに、権限を有しない者による個人データの閲覧を防止する措置を実施しています。
- 個人データを取り扱う機器、電子媒体及び書類等の盗難または紛失を防止する措置を実施しています。
(6) 技術的安全管理措置
- アクセス制御を実施して、担当者及び取り扱う個人情報データベース等の範囲を決定します。
- 個人データを取り扱う情報システムを外部からの不正アクセスまたは不正ソフトウェアから保護する仕組みを導入しています。
(7) 外的環境の把握
- 外国において個人データを取り扱う場合は、当該外国における個人情報の保護に関する制度等を把握した上で、安全管理措置を実施します。
※当社は外国において、個人データを取り扱うことはありません。
３． 個人情報に関する相談窓口
個人情報の取扱いに関するご意見又は苦情、ご要望につきましては、以下の個人情報相談窓口まで、ご連絡ください。
個人情報保護管理者：PMS担当
個人情報保護苦情・相談受付窓口 PMS室
〒302－0004 茨城県取手市取手2丁目1番17号501号室
TEL：0297-74-1426
Mail：pms@yamanoishoji.com
個人情報保護管理者：PMS担当
個人情報保護苦情・相談受付窓口 PMS室
〒302－0004 茨城県取手市取手2丁目1番17号501号室
TEL：0297-74-1426
Mail：pms@yamanoishoji.com
４．認定個人情報保護団体の名称及び苦情の解決の申出先
認定個人情報保護団体の名称：一般財団法人日本情報経済社会推進協会
苦情の解決の申出先：認定個人情報保護団体事務局
苦情の解決の申出先：認定個人情報保護団体事務局
〒106-0032 東京都港区六本木一丁目9番9号 六本木ファーストビル内
電話番号：03-5860-7565／0120-700-779
注意：当社の商品・サービスに関する問合せ先ではありません。
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